Интерфейс TDMS к Microsoft Word

Логотип надстройки TDMS для Microsoft Office

Интерфейс TDMS к Microsoft Word предназначен для увеличения производительности труда, повышения комфортности работы, улучшения качества выпускаемой документации и обеспечения коллективного взаимодействия при работе пользователей платформы TDMS с документами Microsoft Word.

Интерфейс TDMS к Microsoft Word - это программная надстройка платформы TDMS, встраиваемая в среду Microsoft Word, и обеспечивающая интеграцию этих программных продуктов за счет привнесения части возможностей TDMS в среду Microsoft Word и расширения возможностей ряда стандартных функций Microsoft Word с учетом требований системы TDMS.

Интерфейс TDMS обеспечивает ускорение работы и повышение качества разрабатываемых документов за счет использования следующих возможностей:

  • автоматическое заполнение системных и пользовательских атрибутов, расставленных в поля документов. К таким свойствам относятся, например, даты создания и модификации документа, его статус, наименование, тип и другие параметры;
  • автоматизация выполнения ряда трудоемких операций, таких как заполнение табличных значений, вставка вычисляемых значений, управление связями с другими документами;
  • устранение негативного влияния на производительность дублирующего набора действий, обязательных при работе с системой коллективного пользования. Интерфейс позволяет совместить команды сохранения и закрытия документов, а также переопределить работу некоторых стандартных команд приложения для поддержки работы с объектами TDMS;
  • поддержка групповой работы с документами, обеспечиваемая за счет реализации функций сравнения и слияния документов, и отслеживанию изменений в связанных (ссылочных) документах;
  • использование единых корпоративных шаблонов, позволяющих повысить качество оформления документов и избежать механических ошибок, которые появляются, например, при изменении реквизитов компании в процессе создания новых документов путем копирования старых.

Microsoft Word 2010 и TDMS 4.0. Cохранение результата слияния файлов в TDMS

Повышение удобства и производительности

После установки интерфейса на ваш компьютер, в Microsoft Word добавляется лента TDMS, содержащая набор команд TDMS, а в рабочее пространство документа встраивается дерево объектов TDMS, дополненное панелями поиска и выбора файлов.

Меню TDMS в Microsoft Word

Команды интерфейса, собранные на ленте TDMS, позволяют выполнить некоторые наиболее часто используемые команды над объектом TDMS. Главное достоинство этих команд в том, что для их выполнения не требуется переключение в TDMS или позиционирование на объекте TDMS в дереве в самом интерфейсе. Текущим объектом считается объект, файл которого в данный момент редактируется в приложении.

Вкладка TDMS в Microsoft Word 2007

Команды, расположенные в меню TDMS, позволяют вам:

  • Открыть документ на редактирование или просмотр из объекта TDMS
  • Создать новый документ из объекта или шаблона типа файла TDMS
  • Сохранить документ в TDMS
  • Экспортировать документ из TDMS, сохранив при этом связи с составляющими его файлами
  • Вставить в документ поля, заполнив их значениями атрибутов и функций TDMS
  • Вставить текст или часть текста из других документов
  • Сравнить и объединить текущий открытый документ с другим документом из TDMS
  • Настроить интерфейс для работы удобным вам способом

Кроме основных перечисленных команд, интерфейс позволяет отправить файл объекта по внутренней почте TDMS, и открыть диалог свойств объекта непосредственно из системы TDMS. Команды, раскрываемые в меню на диалоге свойств объекта, позволяют выполнить любые действия над объектом, доступные из среды TDMS.

Дерево объектов интерфейса

Панель дерева объектов интерфейса обеспечивает возможности управления объектами аналогичные тем, которые имеются в системе TDMS. Дополнительно на панели дерева объектов интерфейса располагается список файлов, отображаемый при выборе объекта в дереве. Это решение удобно для работы с документами, в составе которых содержится произвольное количество файлов.

Дерево объектов TDMS, встраиваемое  в Microsoft Word
Дерево объектов позволяет:

  • осуществлять навигацию по объектам;
  • осуществлять быстрый поиск объектов;
  • выполнять пользовательские и системные команды из контекстного меню;
  • открывать файлы на редактирование и просмотр;
  • вставлять ссылки на файлы в текущий открытый документ.

Открытие документов

Интерфейс к Microsoft Word позволяет открывать файлы из TDMS, не переключаясь из приложения в TDMS. Открыть файлы на просмотр или редактирование средствами интерфейса можно различными, наиболее удобными конкретному пользователю, способами. Кроме того, интерфейс обеспечивает предварительную выгрузку связанных файлов из TDMS и автоматическое обновление полей и другой связанной информации в открываемом документе.

Средствами интерфейса можно создать новые документы, используя в качестве основы файлы других документов, хранящихся в TDMS, а также шаблоны типов файлов.

Сохранение документов

Интерфейс TDMS к Microsoft Word позволяет упростить процедуру сохранения файлов в TDMS, используя технику совмещения в одной команде сохранения:

  • действия, выполняемого приложением;
  • действия, выполняемого TDMS.

Интерфейс изменяет (или может изменить в соответствии с настройками) поведение следующих команд:

  • команда Сохранить интерфейса позволяет одним действием сохранить файл на диск в рабочую папку, и обновить файл в хранилище TDMS;
  • «родная» команда Сохранить Microsoft Word может быть настроена таким образом, что она будет не только сохранять файл на диск в рабочую папку (обычное поведение), но и обновлять файл в хранилище TDMS (поведение, дополненное интерфейсом);
  • команда Сохранить и закрыть интерфейса позволяет последовательно сохранить файл на диск в рабочую папку, обновить файл в хранилище TDMS, снять файловую блокировку с объекта и закрыть файл в Microsoft Word.

Кроме команд сохранения файла в текущем объекте, интерфейс позволяет сохранять документ напрямую в TDMS в формате PDF, в шаблоне типа файла и в другом, произвольно выбранном, объекте.

Сохранение файла Word в шаблоне TDMS

Коллективная работа

Поддержка внешних ссылок

Интерфейс обеспечивает поддержку внешних ссылок в совместно редактируемых файлах таким образом, чтобы при их перемещении на другие компьютеры и носители как внутри организации, так и за ее пределами, сохранялась целостность информации.

Для решения этой задачи интерфейс к Microsoft Word использует следующие возможности:

  • встроенный механизм коррекции абсолютных и псевдоотносительных путей, гарантирующий открытие составных документов на любом рабочем месте;
  • механизм экспорта составных документов, обеспечивающий целостность информации не зависимо от способа (структуры) выгрузки связанных файлов;
  • выгрузка связанных документов до их открытия в приложении.

Поддержка связей объектов

Использование интерфейса обеспечивает поддержку вложенной (иерархической) структуры для связанных файлов. В настройках интерфейса содержится специальное свойство, позволяющее включить режим сохранения информации о вложенности файлов друг в друга в структуре объектов TDMS. Иерархические связи объектов TDMS строятся на ссылках – один и тот же объект, как и файл, может быть заимствован (вставлен по ссылке) произвольное количество раз. Интерфейс сохраняет связанные объекты TDMS, повторяя структуру связей файлов. На практике это означает, что документ, созданный специалистом одной специальности, может войти в состав других документов, что, кроме возможности автоматической выгрузки всех связанных по иерархии файлов, предоставляет ряд дополнительных преимуществ.

  1. Система TDMS отслеживает статусы входящих друг в друга документов. Нельзя утвердить документ верхнего уровня, если не утверждены все входящие в него документы. Если не утверждена Пояснительная записка строительного отдела, TDMS не позволит утвердить Общую пояснительную записку, использующую строительный раздел в составе сводного документа.
  2. Если связанные документы уже утверждены, TDMS наложит ограничения на внесение изменений в документ, используемый в других частях проекта. Потребуется реализация регламента внесения изменений либо с созданием специального документа (Извещения об изменении), либо с менее жесткой, но также прописанной в стандартах предприятия процедуре по внесению изменений.

Работа над одним документом

Интерфейс TDMS к Microsoft Word обеспечивает возможность параллельной работы над одним документом как при совместной работе сотрудников одной организации, так и их взаимодействия с внешними контрагентами. Способы взаимодействия делятся на:

  • Юридическое сравнение (сравнение файла документа TDMS и файла, полученного извне). Подготовленный в TDMS документ отправляется по внешней почте контрагенту. Контрагент вносит изменения в документ и отправляет его обратно. При получении письма пользователь TDMS открывает документ из почтового клиента с помощью Microsoft Word и создает новый совмещенный документ.
  • Коллективное взаимодействие (сравнение двух редакций одного документа TDMS). Два человека решают одновременно работать над одним документом, не создавая при этом новой объектной сущности. У данного подхода существуют два сценария.

a.  Заблаговременный. Один пользователь открывает документ на редактирование и блокирует его в TDMS. Второй пользователь, также обладающий правами на редактирование, чтобы не терять времени, открывает документ без блокировки. После завершения редактирования первым пользователем, второй пользователь совмещает документы.

b.  Случайный. В процессе работы над одним документом два пользователя с правами на редактирование (соавторы) открывают его почти одновременно. Оба начинают редактировать, но один из них блокирует документ первым. Второй, попытавшись сохранить документ в TDMS, получает сообщение интерфейса, что документ блокирован. Но информация не теряется, ­- после снятия блокировки отредактированный файл объединяется с файлом, сохраненным в TDMS, и результат совместной работы помещается в базу TDMS.

  • Сравнение двух версий одного документа. Интерфейс позволяет сравнивать не только активные, но и более старые версии документов.
  • Сравнение двух разных документов. При многовариантном проектировании, дублировании, комментировании и некоторых других операциях и технологиях появляются файлы с похожим содержимым, также требующим сравнения и объединения. Интерфейс позволяет выполнить эти операции максимально быстро и удобно.

Повышение качества разрабатываемых документов

Актуализация документов в режиме реального времени

Благодаря функциям мониторинга изменений в связанных (ссылочных) документах, интерфейс TDMS к Microsoft Word обеспечивает возможность согласованной параллельной работы над составными документами. При внесении изменений в связанные документы, пользователям, редактирующим сводные документы, высылается уведомление, и по их желанию производится обновление.

Публикация документов

Интерфейс обеспечивает экспорт составных документов из системы TDMS, позволяющий пользователям выбрать способ выгрузки связанных файлов: с сохранением структуры выгрузки TDMS, или ее преобразованием в одну папку, или в один файл.

Важнейшими результатами применения интерфейса в подготовке передаваемой документации являются:

  • актуальность документов на момент публикации, гарантированная поддержкой иерархической структуры связанных документов и мониторингом вносимых в них изменений;
  • целостность путей файлов связанных документов, позволяющая открывать документы независимо от места их выгрузки.

Использование единых корпоративных шаблонов документов

Благодаря возможности вставки в документы полей, содержащих вычисляемые значения атрибутов и функций TDMS, становится возможным создание пула корпоративных шаблонов, в которых применяются единые требования к атрибутированию, наполнению, оформлению, и другим свойствам документов.

Применение шаблонов документов позволяет добиться:

  • сокращения времени работы, требуемого для заполнения стандартных полей документов;
  • уменьшения количества ошибок при заполнении полей документов. При изменении телефонов, адресов, логотипов и других реквизитов, значение которых берутся из TDMS, обновление полей редактируемых документов происходит без существенных трудозатрат и максимально аккуратно;
  • повышения качества разрабатываемой документации: шаблоны позволяют использовать единый корпоративный стиль, их разработчики поддерживают соответствие государственным и отраслевым стандартам и нормам, а также требованиям конкретного заказчика.

Развертывание интерфейса

Для установки интерфейса на рабочие места пользователей применяется универсальный инсталлятор с возможностью как персональной установки, так и сетевого развертывания. Установщик самостоятельно определяет, какие компоненты и приложения необходимо установить на рабочее место, и при необходимости устанавливает их.

Интерфейс TDMS к Microsoft Word, входит в программный продукт TDMS 4.0 AddIns for Microsoft Office и устанавливается вместе с интерфейсами для Microsoft Excel и Microsoft Outlook.

Интерфейс поддерживает работу в среде Microsoft Word 2007, 2010 и 2013.

Адаптация интерфейса

Настройка свойств интерфейса позволяет:

  • определить способ обновления атрибутов и связей, размещенных в документах, при их открытии на просмотр или редактирование;
  • совместить функционал стандартной команды приложения Сохранить и команды интерфейса Сохранить в TDMS;
  • настроить режим сохранения на локальном диске пользователя открытых на просмотр файлов;
  • настроить режим хранения связанных файлов;
  • настроить поведение интерфейса для обработки событий, возникающих при внесении другими пользователями изменений в документы, вставленные по ссылке в ваш объединенный документ.

Настройка может производиться специалистом с правами локального администратора. Если в организации применяются доменные политики, установка может быть произведена с заранее подготовленным набором свойств, единым для всех пользователей.

Требования к аппаратному и программному обеспечению

Процессор

В соответствии с требованиями Microsoft Windows и Microsoft Office

Объем памяти

В соответствии с требованиями Microsoft Windows и Microsoft Office

Объем дисковой памяти

50МБ свободного места

Операционная система

В соответствии с требованиями Microsoft Office

Интегрируемые приложения

TDMS 4.0 Client, TDMS 4.0 Developer, Microsoft Word 2007, 2010 и 2013