Сравнительный анализ электронного архива TDMS и других средств хранения информации.
Большая часть вашей документации хранится в бумажном архиве? Тогда вы не понаслышке знакомы со следующими проблемами:
- поиск документов в бумажном архиве отнимает очень много времени, при этом не факт, что вы найдете нужные документы;
- с бумажными документами сложно работать — вносить изменения, использовать для создания других документов;
- существует возможность утери документов: по оценкам экспертов, от 5 до 7% технических материалов не могут быть использованы — они потеряны или разукомплектованы;
- сложность заимствования частей документов;
- дорогое физическое пространство для хранения документов.
К сожалению, при разработке электронных документов или переводе бумажных документов в электронный вид, многие проблемы остаются. Кроме того, к ним добавляются новые:
- файлы разбросаны по многим компьютерам, из-за отсутствия централизованного хранилища велика вероятность частичной утери информации;
- время, затрачиваемое на поиск нужного документа, сопоставимо со временем поиска документов в бумажном архиве;
- невозможна организация контроля, согласования и утверждения штатными средствами при работе с файлами;
- неконтролируемое внесение изменений, большое количество промежуточных вариантов и отсутствие синхронизации с бумажными оригиналами сводят на нет все преимущества работы с электронными документами.
Традиционный электронный архив позволяет лишь накапливать документы долговременного хранения и осуществлять их поиск, при этом систематизация производится только по атрибутивной информации о документах (наименование, обозначение, формат
Все вышеперечисленные проблемы оказывают негативное влияние на производительность труда и качество выпускаемой продукции.
Сравнительная таблица характеристик различных способов хранения информации позволит вам сделать правильный выбор.
Сравнительная таблица характеристик различных способов хранения информации
| Характеристики | Бумажный архив | Файловое хранилище | Традиционный ЭА | TDMS |
|---|---|---|---|---|
| Защита, надежность и стоимость хранения информации | ||||
| Безопасность и контроль над использованием информации | + | - | + | + |
| Журнал действий пользователей над документом | - | - | + | + |
| Защищенный просмотр без возможности копирования / внесения изменений | +/- | -/- | -/+ | +/+ |
| Надежность хранения | Средняя | Низкая | Высокая | Высокая |
| Стоимость хранения | Высокая | Низкая | Средняя | Средняя |
| Средства поиска | ||||
| Атрибутивный поиск | По картотеке | - | + | + |
| Полнотекстовый поиск | - | - | + | + |
| Поиск по связной информации | - | - | - | + |
| Время, затрачиваемое на поиск документа по четким критериям | До 30 мин | До 5 мин для «своих» документов, до 30 мин для «чужих» | < 1 мин | < 1 мин |
| Время, затрачиваемое на поиск документа по нечетким критериям | - | До 1 часа | До 30 мин | < 5 мин |
| Средства разработки и коллективного доступа | ||||
| Механизм поддержки версий объектов | ± | ± | + | + |
| Повторное использование проектных данных | ± | ± | + | + |
| Заимствование частей документов | - | + | + | + |
| Использование стандартизованных шаблонов | - | - | + | + |
| Создание отчетов | - | - | ± | + |
| Гибкая структура хранения и представления информации | - | - | - | + |
| Средства интеграции и развития | ||||
| Бесшовная интеграция с приложениями, внешними источниками данных и корпоративными информационными системами | - | - | - | + |
| Возможность дальнейшего развития до уровня системы коллективной разработки технической документации и управления проектными данными | - | - | - | + |