Управление проектно-сметной документацией

Основную часть информационных потоков проектно-ориентированных предприятий (проектных институтов, инженерных центров, конструкторских бюро, проектно-конструкторских отделов заводов и т.д.) составляет проектно-сметная документация (ПСД).

Ключевым критерием успешности предприятия является качество управления проектами, которое напрямую зависит от актуальности и своевременности предоставляемой информации всем участникам производственного процесса.

Используемые на всех этапах проектирования объемы ПСД настолько велики, что достичь существенного повышения эффективности без организации простого и удобного доступа трудовых ресурсов к этой информации невозможно.

Внедрение системы управления (СУ) ПСД TDMS на предприятии дает возможность на качественно новом уровне организовать скоординированную и объединенную в рамках единого информационного пространства работу всех подразделений проектно-ориентированного предприятия (проектных, конструкторских, научно-технических, планово-экономических и др.):

  • повышается доступность информации и снижаются затраты времени на ее поиск;
  • обеспечивается коллективная работа с документами;
  • повышается качество выпускаемой документации;
  • уменьшаются накладные расходы на работу с бумажными документами;
  • обеспечивается высокий уровень защиты и сохранности данных;
  • повышается эффективность управления;
  • обеспечивается соответствие международным стандартам качества (например ISO9000).

СУ ПСД TDMS позволяет собрать всю информацию и документацию, связанную с проектируемыми объектами (сооружениями, изделиями и т.д.), и, строго разграничив права доступа, организовать коллективную работу всех подразделений организации.

СУ ПСД TDMS содержит весь объем проектных данных, а также всю информацию о процессе выполнения работ, что позволяет планировать и отслеживать ход выполнения проекта. Таким образом, удовлетворяются потребности не только исполнителей (проектировщиков, конструкторов), но и диспетчеров, руководителей проектов (ГИПов) и администрации предприятия.
В процессе выполнения проекта и каждого и его этапов предоставляется возможность:

  • отслеживать работу пользователей и вести протокол всех их действий в системе;
  • сохранять всю переписку, связанную с соответствующим этапом или проектом в целом;
  • управлять заданиями, выдаваемыми и получаемыми от смежников;
  • вести историю изменений статуса и версий не только отдельного документа, но и целого дерева проекта (создание, просмотр, редактирование, удаление объектов, выполнение запросов, создание версий и т.д.);
  • следить за изменением состояния разработки проектируемого объекта;
  • автоматизировать процесс создания информационной структуры перечня документов, разрабатываемых в рамках проекта, этапа, отдельной проектной специальности;
  • определять состав технологического графика выполнения работ;
  • автоматизировать получение сводных документов: ведомостей, спецификаций, листов общих данных и т.п.;

Основные функции СУ ПСД TDMS


Организация структурированного хранения проектов/объектов и документов


СУ ПСД TDMS строится на основе модульной объектной структуры, в которой данные систематизируются как по основной поисковой атрибутике, так и по различным связям между информационными объектами. В частности, структура проекта позволяет отслеживать связи между чертежами, документами, заказчиками и субподрядчиками, договорами, объектами проектирования и любой другой информацией, размещенной в системе в соответствии с настраиваемой схемой хранения информации.
Благодаря своей гибкости и наличию готовых наработок TDMS обеспечивает возможность поэтапного внедрения информационной системы по принципу «от простого к сложному». Первым этапом для перехода организации к системе коллективной разработки технической документации и управления проектными данными является разработка и внедрение непротиворечивой информационной модели. Этот этап носит условное название «Электронный архив». Дальнейшее развитие системы определяется стратегическими целями и задачами, стоящими перед организацией.


Внесение изменений


В процессе работы содержание одного и того же задания может неоднократно корректироваться, о чем лица, задействованные в проекте, должны незамедлительно ставиться в известность.
В системе предусмотрен механизм автоматического оповещения всех ответственных лиц отделов, работающих по данному заданию, о произведенных изменениях. Кроме того, автоматизирована процедура внесения изменений в документы, находящиеся в электронном архиве, с автоматическим оповещением лиц, использующих эти документы в работе.


Генерация отчетов


В системе реализованы функции автоматической генерации отчетов, отражающих историю разработки, выдачи и коррекции заданий отделом в рамках работ по проекту, а также отчета о заданиях, полученных отделом от смежников в данном проекте. В отчетах по каждому из заданий приводится полный список его версий и указывается состояние разработки текущей версии. Для всех предыдущих версий задания зафиксировано, в какой стадии и по какой причине завершилась разработка данной версии, кем и когда была создана следующая версия.


Согласование и утверждение


Исполнители создают задания, комплекты документов, тома и отправляют их в электронной форме по инстанциям на проверку, согласование и утверждение. Документы могут быть отосланы параллельно нескольким специалистам, которые будут вносить правки независимо друг от друга. После утверждения всей документации, связанной с определенным этапом проектных работ, система автоматически помечает этот этап как выполненный. Если он не завершен в срок, то ГИПу (или диспетчеру) направляется соответствующее сообщение, позволяющее своевременно принять меры по исправлению сложившейся ситуации.
После проверки и утверждения готовая ПСД (комплекты и тома) в электронной форме поступает в электронный архив, а ее бумажные аналоги - в традиционный, бумажный, а затем передается заказчику проектных работ в бумажном, а при необходимости - и в электронном виде.


Комментирование


Комментирование обеспечивает функции добавления примечаний и правки документа, чертежа и иного информационного объекта при отсутствии прав на его редактирование. Комментарии являются такими же полноправными информационными объектами, как и документы и чертежи, они имеют свой жизненный цикл и правила поведения:

  • исходный (комментируемый) документ остается неприкосновенным, права доступа на него не изменяются в результате создания комментария. Эта особенность является главной в подходе к комментированию в СУ ПСД TDMS;
  • может быть создано сколь угодно много комментариев для одного исходного документа. Разработчик может отослать на проверку документ сразу нескольким специалистам — они создадут разные комментарии, и будут вносить правки независимо;
  • комментарии обладают собственным набором прав доступа: только разработчик комментария обладает на него всеми правами;
  • комментарии можно создавать для любых типов файлов, используя любой удобный редактор для осуществления функции «красного карандаша»;

Централизованная печать


Для организации, учета и контроля процессов производства документов СУ ПСД TDMS обладает средствами централизованной печати, которые позволяют решать следующие задачи:

  • контроль копировально-множительных работ, обеспечиваемый за счет ограничения доступа к печатающим устройствам и ведения отчетности по объемам печати;
  • повышение качества выпускаемой документации за счет блокирования случайного попадания неутвержденной документации на подпись. Рабочие копии документов снабжаются специальными водяными знаками, исключающие их из дальнейшего документооборота.

Интеграция с внешними программными средствами


СУ ПСД TDMS легко интегрируется с внешними источниками данных, в качестве которых могут выступать системы финансового учета, планово-экономические, технической подготовки производства, внешней электронной почты и т.д. Интеграция с внешними приложениями позволяет использовать СУ ПСД TDMS как часть корпоративной информационной системы. Средства интеграции позволяют автоматически обновлять проектные данные в процессе разработки документов, не выходя из приложений. СУ ПСД TDMS имеет лучший в своем классе интерфейс с AutoCAD, также разработаны интерфейсы с продуктами Microsoft Office.


Безопасность и надежность хранения


Развитые функции защиты информации от несанкционированного доступа гарантируют невозможность получения данных в обход СУ ПСД TDMS. Система работает на современных СУБД Microsoft SQL Server 2008 R2  и Oracle Database 10g\11g, использует тройную систему аутентификации с шифрованием паролей для доступа к базе данных; организует разделение уровней прав доступа пользователей на редактирование и просмотр вплоть до видимости информационного объекта; обеспечивает просмотр файлов основных растровых и векторных форматов в защищенном режиме; позволяет ограничить уровень доступа к информационным объектам в зависимости от этапа их разработки; ведет журнал действий пользователей.


Автоматизация создания электронной версии проекта для предоставления заказчику


В системе реализованы функции автоматической генерации каталога ПСД (всего проекта или его части) в формате HTML, а также выгрузки файлов документов и чертежей, определенных форматов (TIFF, PDF) с возможностью автоматической конвертации исходных форматов из электронного архива в файловую систему для последующей записи и передачи заказчику.