Электронный архив

Из-за значительного роста объемов информации, организации всё больше нуждаются в ее эффективном долгосрочном хранении с обеспечением доступности, безопасности и удобства при повторном использовании. Основой любого решения TDMS для управления технической документацией является объектно-ориентированный электронный архив, в котором массив документов систематизируется как по информационно-поисковой атрибутике, так и по иерархическим связям между документами и связанными с ними информационными объектами: проектами, зданиями/сооружениями, изделиями.

Электронный архив на базе системы TDMS - это решение, предназначенное для создания и ведения электронного технического архива предприятия. В состав такого архива входит нормативно-правовая, проектно-сметная, конструкторская, административно-распорядительная, договорная документация, справочная информация и т.д.

Используя TDMS, вы переходите на новый уровень управления информацией.

Электронный архив TDMS обеспечивает:

  • быстрый ввод больших объемов документов за счет интеграции с системами массового ввода, интерфейсов с файловыми менеджерами и развитых средств импорта;
  • возможность поиска документа по положению в структуре, атрибутам, содержимому и любой связанной информации;
  • высокий уровень безопасности электронного хранилища, обеспечиваемый комплексом средств защиты информации: промышленными системами управления базами данных Microsoft SQL Server и Oracle, регламентированным доступом пользователей к документам, защищенным режимом просмотра файлов, журналом действий пользователей и др.;
  • удобство при работе с файлами произвольных форматов за счет неограниченного количества встраиваемых средств просмотра и прямых интерфейсов с популярными приложениями, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, AutoCAD и Microsoft Project;
  • удобство при работе с электронными документами (создание, модификация, заимствование частей).

И как следствие:

  • сокращение сроков разработки, согласования и утверждения документов;
  • увеличение производительности труда сотрудников за счет сокращения времени на поиск документов, их копирование и рассылку, а также оперативный доступ исполнителей к критически важным документам;
  • более эффективное управление информацией: возможность классификации документов, сбор и обработка документации в большем объеме, быстрое принятие решений, отслеживание всех действий, произведенных над документом;
  • исключение возможности потери или порчи документа, защита от несанкционированного доступа к информации;
  • снижение количества распечатываемых документов и, как следствие, накладных расходов (бумаги, расходных материалов и т. п.).

Внедрение электронного архива является первым этапом для перехода организации к системе коллективной разработки технической документации и управления проектными данными.
Сравнительная таблица характеристик различных способов хранения информации позволит вам сделать правильный выбор.

Подробнее об электронном архиве TDMS