Сравнительный анализ электронного архива TDMS и других средств хранения информации.

Большая часть вашей документации хранится в бумажном архиве? Тогда вы не понаслышке знакомы со следующими проблемами:

  • поиск документов в бумажном архиве отнимает очень много времени, при этом не факт, что вы найдете нужные документы;
  • с бумажными документами сложно работать — вносить изменения, использовать для создания других документов;
  • существует возможность утери документов: по оценкам экспертов, от 5 до 7% технических материалов не могут быть использованы - они потеряны или разукомплектованы;
  • сложность заимствования частей документов;
  • дорогое физическое пространство для хранения документов.

К сожалению, при разработке электронных документов или переводе бумажных документов в электронный вид, многие проблемы остаются. Кроме того, к ним добавляются новые:

  • файлы разбросаны по многим компьютерам, из-за отсутствия централизованного хранилища велика вероятность частичной утери информации;
  • время, затрачиваемое на поиск нужного документа, сопоставимо со временем поиска документов в бумажном архиве;
  • невозможна организация контроля, согласования и утверждения штатными средствами при работе с файлами;
  • неконтролируемое внесение изменений, большое количество промежуточных вариантов и отсутствие синхронизации с бумажными оригиналами сводят на нет все преимущества работы с электронными документами.

Традиционный электронный архив позволяет лишь накапливать документы долговременного хранения и осуществлять их поиск, при этом систематизация производится только по атрибутивной информации о документах (наименование, обозначение, формат и т.п.) и реже по их содержанию. Однако требования, предъявляемые к современному архиву, значительно выше: он должен быть одним из базовых структурных элементов системы управления техническими данными и обеспечивать учет не только атрибутивной информации, но и связей документов с проектируемыми объектами/изделиями.

Все вышеперечисленные проблемы оказывают негативное влияние на производительность труда и качество выпускаемой продукции.

 Сравнительная таблица характеристик различных способов хранения информации позволит вам сделать правильный выбор.


Сравнительная таблица характеристик различных способов хранения информации

Характеристики Бумажный архив Файловое хранилище Традиционный ЭА TDMS
Защита, надежность и стоимость хранения информации
Безопасность и контроль над использованием информации + - + +
Журнал действий пользователей над документом - - + +
Защищенный просмотр без возможности копирования / внесения изменений +/- -/- -/+ +/+
Надежность хранения Средняя Низкая Высокая Высокая
Стоимость хранения Высокая Низкая Средняя Средняя
Средства поиска
Атрибутивный поиск По картотеке - + +
Полнотекстовый поиск - - + +
Поиск по связной информации - - - +
Время, затрачиваемое на поиск документа по четким критериям До 30 мин До 5 мин для «своих» документов, до 30 мин для «чужих» < 1 мин < 1 мин
Время, затрачиваемое на поиск документа по нечетким критериям - До 1 часа До 30 мин < 5 мин
Средства разработки и коллективного доступа
Механизм поддержки версий объектов ± ± + +
Повторное использование проектных данных ± ± + +
Заимствование частей документов - + + +
Использование стандартизованных шаблонов - - + +
Создание отчетов - - ± +
Гибкая структура хранения и представления информации - - - +
Средства интеграции и развития
Бесшовная интеграция с приложениями, внешними источниками данных и корпоративными информационными системами - - - +
Возможность дальнейшего развития до уровня системы коллективной разработки технической документации и управления проектными данными - - - +

Назад