Как работает СУПД TDMS
В соответствии с зарегистрированным в системе договором на проектные работы ГИП создает проект на основе типовых шаблонов или готовых проектов, хранящихся в СУПД, и определяет перечень задач, стоящих перед отделами.
Сформированный план проектных работ, отображаемый в виде иерархической информационной модели (с показом связей между этапами работ и соответствующими документами), выдается специалистам производственных отделов для детализации: занесения в модель проекта заданий и комплектов документов, подлежащих разработке сотрудниками отдела, назначения исполнителей и установления сроков выполнения работ.
Утвержденный ГИПом и выданный на исполнение детализированный план вместе заданием на проектирование служит основанием для разработки электронной документации.
В свою очередь, исполнители на основе заданий, полученных от ГИПа и смежников, разрабатывают задания и выдают их другим производственным отделам. В процессе работы содержание одного и того же задания может неоднократно корректироваться, о чем лица, задействованные в проекте, должны незамедлительно ставиться в известность.
В системе предусмотрен механизм автоматического оповещения всех ответственных лиц отделов, работающих по данному заданию, о произведенных изменениях. Кроме того, автоматизирована процедура внесения изменений в документы, находящиеся в электронном архиве, с автоматическим оповещением лиц, использующих эти документы в работе.
Реализованы функции автоматической генерации отчетов, отражающих историю разработки, выдачи и коррекции заданий отделом в рамках работ по проекту, а также отчета о заданиях, полученных отделом от смежников в данном проекте. В отчетах по каждому из заданий приводится полный список его версий и указывается состояние разработки текущей версии. Для всех предыдущих версий задания зафиксировано, в какой стадии и по какой причине завершилась разработка данной версии, кем и когда была создана следующая версия.
Исполнители создают задания, комплекты документов, тома и отправляют их в электронной форме по инстанциям на проверку, согласование и утверждение. После утверждения всей документации, связанной с определенным этапом проектных работ, система автоматически помечает этот этап как выполненный. Если он не завершен в срок, то ГИПу (или диспетчеру) направляется соответствующее сообщение, позволяющее своевременно принять меры по исправлению сложившейся ситуации.
После проверки и утверждения готовая ПСД (комплекты и тома) в электронной форме поступает в электронный архив, а ее бумажные аналоги — в традиционный, бумажный, а затем передается заказчику проектных работ в бумажном, а при необходимости — и в электронном виде.
В системе реализованы функции автоматической генерации каталога ПСД (всего проекта или его части) в формате HTML, а также выгрузки файлов документов и чертежей, определенных форматов (TIFF, PDF) с возможностью автоматической конвертации исходных форматов из электронного архива в файловую систему для последующей записи и передачи заказчику.
СУПД TDMS предоставляет возможность автоматизации таких функций, как управление договорной деятельностью (подготовки, согласования, регистрации, планирования, исполнения, расчетов, хранения документов) и ведение взаимоотношений с заказчиками, партнерами, поставщиками, начиная с первого контакта и заканчивая послепродажным обслуживанием.
Факт передачи готовой продукции (чертежей, документов, томов ПСД) заказчику оформляется электронной накладной, которую можно вывести на печать. Таким образом, появляется возможность отслеживать процесс отгрузки продукции и координировать его с договорными сроками закрытия этапов работ.
По окончании проекта руководители предприятия, ГИПы и начальники отделов могут проанализировать ход выполнения проекта, учесть реальные трудозатраты отделов на выполнение работ, оформить проектные решения как типовые для последующего использования. Кроме того, упрощен поиск проектов-аналогов для выполнения обоснований инвестиций, утверждаемой части проектов